Spreken in het openbaar, droom of nachtmerrie?

De vloek van de Powerpoint-terreur

Spreken in het openbaar. Een droom voor sommigen, een nachtmerrie voor de meesten. Realiteit voor een ‘happy few’?

Op TV lijkt het soms nog heel wat, zolang de teleprompter maar netjes de tekst afspeelt, en zolang de spreker (m/v/+) maar niet bijziend is en met toegeknepen ogen net naast de camera staart.

De gemiddelde professional maakt het nog bonter en kwelt het publiek met een scheepslading van schermen vol met een vloedgolf van teksten. De toehoorders hebben hooguit tien tellen per ‘slide’ nodig om zich door de woordenbrij op het scherm heen te werken, maar de professional oreert stug door, de teksten oplezend alsof het projectiescherm de waarheid in pacht heeft en het publiek niets anders heeft te doen, dan de tsunami van tekst te moeten aanhoren, die evengoed allemaal op het scherm staat. Maar ja… de professional wordt vorstelijk betaald, dus het zal wel ergens goed voor zijn. En na het oreren wacht vaak de gratis lunch, dus men laat het maar zo. De Powerpoint-terreur ten top. De doorsnee amateurvideo op YouTube is beter, aantrekkelijker en informatiever.

Toch is het allemaal niet zo ingewikkeld. Maar moeite kost het wel. Vergelijk het met leren zwemmen, fietsen, koken, autorijden. En tenslotte, ook niet onbelangrijk: weet als geen ander, waarover je praat. Je publiek is tenslotte voor jou gekomen.

Waar is het fout gegaan?

Toen ik op school zat, heette de basisschool nog lagere school. Meesters en juffrouwen wisten veel en konden goed uitleggen, met weinig achtergrondtekst. Ze moesten wel. Hun enige hulpmiddel was een zwart bord met krijtjes. Gekleurd, als ze geluk hadden, maar meestal wit. En met aardrijkskunde misschien een landkaart. Toch, of misschien juist daardoor, heb ik zonder al te veel moeite lezen en schrijven geleerd. En aardrijkskunde en geschiedenis.

Zo’n vijftien jaar later was-ie er ineens: de overhead-projector. Spreken in het openbaar heette nu presenteren, wat meestal uitmondde in het eindeloos projecteren van velletjes van transparant plastic vol met tekst, de sheets, die tot vervelens toe, woord voor woord werden opgedreund door de presentator, die een stijve nek kreeg van het achterom kijken naar het scherm, om zijn eigen tekst maar niet te missen, het onrustige geschuifel met stoelen en de achtergrondgeluiden van kletsende toehoorders hardnekkig negerend. En alsof dat nog niet genoeg was: de echte liefhebbers konden na afloop ook nog eens een papieren afdruk, een handout, van de woordenbrij krijgen.

De introductie van Powerpoint was veelbelovend, maar voor de meesten een gemiste kans. Zeker, er werden wat kleurtjes geïntroduceerd. En plaatjes, die het goed deden op het scherm, maar waar de presentator dan weer oeverloos over doorkletste. En verder bleef alles zo’n beetje hetzelfde, of het werd zelfs nog erger. Het wisselen van de stukjes plastic was nu vervangen door het klikken, wat de laatste barrière om het aantal pagina’s beperkt te houden om zeep hielp. Vorm boven inhoud, werd de amateursfout van vele professionals.

Bijna 40 jaar Powerpoint-terreur

Een willekeurig iemand uit 1987 die naar het heden zou worden geflitst, zou de wereld niet meer herkennen. Globalisering, digitalisering, gezondheidszorg, maar ook: bevolkingsexplosie, verstedelijking, inflatie, milieuvervuiling en temperatuurstijging. “Maar één ding blijft na 38 jaar nog steeds hetzelfde,” zou de tijdreiziger zijn tijdgenoten bij terugkeer vertellen, met een mengeling van geestdrift en afkeer. “Ze misbruiken nog steeds Powerpoint.”

En zo is het. Alle innovaties ten spijt… de Powerpoint-terreur is nog alomtegenwoordig. We ‘presenteren’ maar raak, dikwijls in het geheel niet gehinderd door zelfs maar de elementaire beginselen van spreekvaardigheid. Nog steeds dreunen de ‘presentatoren’ hun ‘presentaties’ af, sheet na sheet, terwijl het publiek tenenkrommend hun tijd afwacht, in het gunstigste geval spelend met hun smartphone of, als het echt te erg wordt, een plaspauze neemt, niet meer terugkomt, en buiten de zaal rustig de gratis lunch na afloop afwacht.

Intussen presenteren de presentatoren rustig door, tot het bittere einde dat, soms tot hun eigen verbazing, toch nog onverwacht komt, als daar ineens de woorden ‘Dank u wel’, of ‘Q&A’ (goed Nederlands voor ‘Vragen en antwoorden’) op het scherm verschijnen en het publiek een diepe zucht slaakt. Van verlichting, wel te verstaan. De kwelling is voorbij.

Kan dat niet anders?

Natuurlijk kan dat anders. Maar dat gaat pijn doen.

Niet zozeer voor velen die uit idealisme opstaan om te spreken in het openbaar. Idealisme is een van de sterkste en prachtigste drijfveren, dus met hen zit het wel goed. Idealisten zijn sowieso vaak de betere sprekers. Leraren, vakbondsleiders, fondsenwervers voor minderbedeelden, voorvechters voor het milieu. Of we het nu altijd eens zijn met hun doelstelling, dat maakt even niet uit: geestdrift en idealisme zijn oersterke krachten en dringen door in hun manier van spreken. Martin Luther King, Nelson Mandela, Emma Watson. Allemaal verstaan (verstonden) ze de kunst om hun publiek te betoveren met hun geestdriftige manier van spreken. Helaas werd, en wordt nog steeds, deze gave ook misbruikt, met Adolf Hitler als een van de trieste dieptepunten. Maar zelfs dat doet niets af aan waar het hier om gaat: het vermogen om een groot publiek te winnen met geestdrift en idealisme.

Nee, ik heb het hier vooral over de dikbetaalden. Bankdirecteuren, consultants, landsbestuurders. Te vaak vallen ze in de putdiepe Powerpoint-valkuil, waarschijnlijk zonder dat ze het zich realiseren. Al meer dan een generatie lang. Normaalgesproken werpen nieuwe generaties de heilige huisjes van de ouderen omver. Dit is in het land van de publieke sprekers pijnlijk achterwege gelaten. De Powerpoint-terreur houdt zichzelf in stand door de veiligheid van de ‘klikker’ en het scherm, en door iedereen die de spreker na afloop verzekert dat het ‘toch maar weer een piekfijne presentatie’ was. Natuurlijk: ‘Liever hij/zij, dan ik,’ zullen de meesten denken. En de jongeren, die haarfijn doorhebben dat de doorsnee amateurvideo op YouTube heel wat beter te behappen is, laten het wel uit hun hoofd om hun bazen eens goed de waarheid te zeggen over hun torenhoge ego’s en hun putdiepe gebrek aan inlevingsvermogen. “Kom uit je comfortzone,” prediken de consultants, terwijl ze zelf in hun eigen comfortkringetje blijven rondzwemmen, in de weldadige wetenschap dat de tekst altijd op het scherm achter hen is. Of vóór hen, voor wie zich een teleprompter kan veroorloven. En vooral maar hopen, dat er geen al te moeilijke vragen komen.

Dat doet pijn, hé? Nou, dan heb ik goed nieuws: we zijn nog maar net begonnen. Ogen dicht en stel je voor. Je staat op het punt om je ‘presentatie’ te beginnen. Je staat voorin de zaal, waarin het publiek binnen hooguit een minuut zal bepalen of je interessant genoeg bent, of dat ze je mentaal zullen weg-zappen. Dan klinkt er een doge tik. Uit de projector komt een klein wolkje. Het ruikt een beetje branderig. Tegen beter weten kijk je achter je op het scherm. Het is akelig leeg en o zo donker.

Het publiek kijkt eindelijk op van hun smartphones. Alle ogen zijn nu op jou gericht. Andere ‘presentatoren’ kunnen op zoveel aandacht alleen maar jaloers zijn.

Wat ga je doen met deze aandacht? Mentaal door de grond zakken? Excuses stamelen, dat je ‘presentatie’ toch echt moet worden uitgesteld? Of afgelast, misschien? De handouts liggen bij de uitgang. Dank u wel. En een prettige lunch, nog.

Of ga je je publiek trakteren? Trakteren op een geestdriftige, inspirerende speech over alles wat je je publiek te vertellen hebt, waarvoor ze zijn gekomen. Trakteren op een onvergetelijke ervaring, profiterend van de omstandigheid dat het scherm nu toch echt leeg is en dat de blikken nu voor 100% zijn gefocust op jou.

Er moet iets gebeuren, voordat er iets gebeurt

Johan Cruyff, Nederlands meest fameuze voetballer ooit, was ook bekend om zijn onnavolgbare uitspraken. “Vaak moet er iets gebeuren voordat er iets gebeurt,” zei hij in een interview in 1989. De wijsheid van deze uitspraak ontging velen en werd mij een aantal jaar later pas duidelijk.

Op een internationale conferentie had ik anderhalf uur ‘presentatie’-tijd. Het kunstje met de overhead-sheets zat er, zoals gewoonlijk in die tijd, stevig ingeramd. 90 minuten stond gelijk aan 30 sheets, die ik naar de organisator aan de andere kant van de oceaan had toegestuurd per email, toen nog revolutionair. No worries, wij printen je sheets, hadden ze me verzekerd. Scheelde weer handbagage.

De ochtend waarop ik in de zaal stond met zo’n 50 toehoorders, klaar voor mijn Amerikaanse debuut, begon als een nachtmerrie, maar dan in het echt. Geen sheets. Niet in de zaal, niet in het kantoortje bij de printer, nergens, zo liet de logistiek assistent me weten. ‘Dit gebeurt niet echt,’ hoopte ik nog, terwijl ik wel beter wist. Ik keek de zaal in, waar 50 paar ogen me verwachtingsvol aanstaarden, en ik keek achter me, naar het witte bord met vier gekleurde stiften. ‘Erger kan het niet, alleen maar beter,’ sprak ik tot mezelf, de knoop in mijn maag negerend. ‘En ik ben niet dat hele roteind komen vliegen, voor een grote afgang.’ Toen nam ik een besluit.

Met de blauwe stift schreef ik, links bovenaan op het bord, de vijf hoofdpunten van mijn speech. ‘Dit volgen,’ prentte ik mezelf in. ‘En op je tijd letten.’ Toen haalde ik diep adem, keek de zaal rond, ademde rustig uit, zette een glimlach op, en begon. Mijn ervaring bij het amateurtheater kwam me goed van pas.

Natuurlijk begon ik niet al te zuiver, maar het werd me vergeven. Een vliegende Hollander die in het verre Amerika voor de leeuwen werd geworpen, met alleen een bord en vier stiften. Maar na een minuut of vijf kwam ik op dreef. Ik had ze wat te vertellen, en dat zou me lukken ook! En toen weer een paar minuten later de eerste vraag kwam, was het ijs helemaal gebroken. Ik had me voorbereid op een lange monoloog van anderhalf uur, met misschien wat vragen op het eind, wat me nog het meest had benauwd, maar het werd een fantastische open discussie. Mijn vijf punten op het bord kon ik afwerken, afgewisseld met vragen, maar ook bijdragen uit het publiek. “Geweldig, wat we hier van elkaar leren,” zei ik uit de grond van mijn hart, me vervolgens excuserend dat ik toch echt ook het laatste puntje van mijn agenda nog wilde afwerken. Met nog vijf minuten te gaan eindigden we met het uitwisselen van elkaars email-adressen, net op het moment dat de logistiek assistent de sheets en de handouts kwam binnenbrengen. Een nieuwsgroep was geboren, in de vroege dagen van het internet.

Johan Cruyff had gelijk gehad, realiseerde ik me die ochtend. Er had iets moeten gebeuren om mij los te trekken uit de cocon van de sheets en de overhead-projector. Sinds dat moment werd spreken in het openbaar pas echt leuk. Tot op de dag van vandaag.

Ga me nou niet vertellen dat iedereen het kan

Iedereen die kan spreken, kan kennis overdragen. Verder is het een kwestie van heel veel oefenen. En ja… de één zal het sneller oppikken dan de ander. Maar zo is het ook met leren bakken, borduren, behangen en biljarten. We leren het niet uit een boekje. We zullen echt aan de slag moeten. Wel kan ik een aantal tips geven.

1. Weet waarover je het hebt. Altijd! Anders: begin er niet aan. Denk er zelfs niet aan. Je publiek luistert naar je, omdat je hun wat te vertellen hebt. Stel je publiek niet teleur.

2. Bereid je voor. De voorbereiding van de meesten is: 90% Powerpoint en 10% oefening. Daarom lijken veel ‘presentaties’ op een slide-tsunami, waarbij iemand dan nog een verhaaltje vertelt. Het moet omgekeerd! 80-90% zou oefening moeten zijn. Oefening zonder slides! Voor de spiegel, tussen de schuifdeuren voor je familie, voor de camera… het maakt niet uit, maar: oefen! Maak een schets in hoofdlijnen van je speech en leer die uit je hoofd. Gebruik bij het oefenen desnoods een spiekbriefje waarop maximaal 10 sleutelwoorden staan, schrijf ze eventueel aan de binnenkant van je handen. Maak, alleen ter illustratie, een beperkt aantal plaatjes, maar: oefen in de veronderstelling dat het Powerpoint-kanon de geest geeft.

3. Maak een introductie die klinkt als een klok en leer deze introductie uit je hoofd, zoals we vroeger op school de tafels van twee tot tien leerden. Je publiek, door en door verwend met honderd TV-kanalen, Netflix, Amazon en YouTube, bepaalt binnen een minuut of ze je mentaal wegzappen. Misschien wel (veel) eerder. Stel jezelf voor, vertel waarover je het gaat hebben, en leg uit wat je publiek ervan gaat opsteken. Binnen één minuut.

4. Doe hetzelfde voor het eind. Ook een goed einde klinkt als een klok. Een samenvatting van één minuut van de hoofdpunten is wel het minste waarop je publiek recht heeft.

5. Spreek uit de grond van je hart. Probeer nooit, maar dan ook nooit, een boodschap over te brengen waar je niet achter staat.

6. Zorg voor een verzorgd uiterlijk, met kleding afgestemd op de gelegenheid. Informeer eventueel van tevoren bij de organisator.

7. “Lees” je publiek. Kijken ze naar je? Spelen ze met hun telefoons, of hebben ze onderonsjes met elkaar? Schakel een tandje hoger, als je denkt dat je te langzaam gaat, of las een vragenmomentje in, als je voelt dat je publiek afhaakt.

8. Sta open voor vragen. Maak duidelijk of vragen meteen kunnen worden gesteld, of dat je liever wacht tot een bepaald moment. Dit kan aan het einde zijn, of op andere ingelaste momenten.

9. Wees altijd eerlijk. Als je, ondanks je kennis en je voorbereiding, het antwoord op een vraag niet weet, zeg het eerlijk, en bied aan om later hierop terug te komen.

10. Bedank je publiek. Ze hebben tenslotte de tijd genomen om naar je te luisteren.

Besef tenslotte, dat geen enkele speech 100% gesmeerd verloopt. Dat hoeft ook niet. Of misschien moet ik zelfs zeggen: Dat moet ook niet. Je publiek moet beseffen, dat er een mens in de zaal staat, geen robot. Een mens, zoals zijzelf, met als enig verschil dat deze persoon net iets meer afweet van een bepaald onderwerp.

Tips tegen plankenkoorts

Plankenkoorts wordt veroorzaakt door een gebrek aan zelfvertrouwen. Krik je zelfvertrouwen dus op. De één zal het eerder doorhebben dan de ander, maar geldt dat niet voor alles? Aan de slag, dus:

1. Zorg dat je kennis van het onderwerp piekfijn in orde is. Heb je verder research nodig? Begin daar dan mee.

2. 2Begin klein. Vraag aan een collega of je mee mag doen, waarbij je vijf minuten aan het woord mag. Dat kan een klein onderwerpje zijn, het beantwoorden van een vraag, of het uitwerken van een voorbeeld. De volgende keer kunnen die vijf minuten er tien worden, vervolgens een half uur, enzovoort.

3. 3Oefenen, oefenen en oefenen! Het gaat hier om de routine, niet om de perfectie! Oefen vooral ook met improvisatie. Strik je familie of je vrienden om vragen op je af te vuren. En vraag hen, wat zij vinden van de ontwikkeling van je spreekvaardigheid.

4. Neem, voordat je begint, vijf seconden de tijd om een flinke, niet de diepe, teug adem te halen en tegelijkertijd je rug te strekken, en naar het publiek in de zaal te kijken terwijl je glimlacht en langzaam uitademt. Heet je publiek welkom, stel je voor, en begin rustig met je goed ingestudeerde inleiding.

5. Besef dat velen van je publiek nog nooit in het openbaar hebben gesproken. Ze zullen je waarderen om het feit dat jij daar staat.

6. 6Laat jezelf niet afleiden door kleine foutjes of versprekingen. Dat hoort erbij! Het maakt je speech zelfs natuurlijker. Je bent een mens, geen AI-avatar.

7. Zorg dat je regelmatig de kans neemt om te spreken in het openbaar. Iedere gelegenheid, groot of klein, vergroot je routine en je zelfvertrouwen.

Veel gemaakte fouten

Dit is een lijstje met beginnersfouten, hoewel het goed zou zijn voor veel professionele sprekers om dit lijstje nog eens goed door te lezen. Doe dat vooral ook: ga één keer in de drie maanden nog eens grondig door dit lijstje. Het zal je helpen, om ingesleten slechte gewoonten weg te poetsen. En vul het onderstaande lijstje gerust aan met je eigen ervaringen (of die van anderen):

1. Niet op tijd op de locatie aankomen. ‘Op tijd’ betekent in dit verband: een half uur tot een uur voordat je eigen speech begint. Als je de eerste spreker bent, zul je de apparatuur willen controleren. Ben je een van de volgende sprekers, dan is je extra tijd een uitstekende gelegenheid om ‘de zaal te lezen’. Wat voor publiek zit er in de zaal? En als je een van de sprekers bent op een themabijeenkomst, kan het beter zijn om de hele bijeenkomst bij te wonen. Wat is er mooier, dan aan te kunnen haken bij een van de vorige sprekers?

2. Je eigen verhaallijn niet door en door kennen, en daardoor (toch nog!) Powerpoint te veel misbruiken. Je zou de eerste niet zijn die, tot zijn of haar eigen verrassing, ineens ‘Q&A’ op het scherm ziet verschijnen, het teken dat de speech kennelijk is afgelopen.

3. Powerpoint als hoofdmedium misbruiken, en er een verhaaltje omheen vertellen. In dat geval zou het echt beter zijn geweest, de hele zaak maar gewoon op YouTube te zetten en het publiek de link te sturen.

4. En als je dan toch nuttig gebruik wil maken van Powerpoint: het moet natuurlijk wel leesbaar zijn. “U kunt het plaatje waarschijnlijk niet lezen, maar de betekenis is…,” zei de spreker zonder blikken of blozen, en zonder enige schaamte over de teleurstellende voorbereiding, hierbij een flink stuk geloofwaardigheid verliezend.

5. Zelfs al heb je je huiswerk gedaan: te veel naar het scherm kijken. “Mijn naam is …,” heb ik menige spreker horen verkondigen, onderwijl naar het scherm starend, blijkbaar bang dat ze hun eigen naam vergeten.

6. Het publiek niet ‘lezen’. Als de smartphones tevoorschijn komen, de zaal rumoerig wordt, of zelfs mensen de zaal uitlopen, dan is het verhaal kennelijk niet interessant genoeg. Stug doorgaan is een keuze, je strategie veranderen waarschijnlijk een betere.

7. Vragen niet anticiperen. Veel vragen zijn vooraf te voorspellen. Bereid voor deze vragen je antwoorden voor. Je publiek heeft recht op klare taal.

De magie van heldere taal: uit de grond van je hart

“Als je het een kind van zes jaar niet kunt uitleggen, begrijp je het zelf niet,” is een spreuk die meestal aan Albert Einstein wordt toegeschreven. Ik weet niet eens of het waar is. Het bewijs heb ik nergens kunnen vinden. Het lijkt me ook wel wat overdreven, maar de boodschap is duidelijk: spreek heldere taal!

Heldere taal is alleen mogelijk als je het zelf begrijpt én als je er zelf in gelooft. Alleen dan komt je taal tot leven. Mijn ouders hebben mij niet opgevoed met ‘presentaties’. Vrienden in het café kan ik heel goed iets duidelijk maken zonder slideshow. De dokter, de tandarts, loodgieter, de garage, nooit kwellen ze me met Powerpoint. Hun taal is helder. Meestal meteen, of ik vraag ik wat ze bedoelen en ik krijg gewoon antwoord. Anders loop ik weg, en dat weten ze maar al te goed.

Heldere taal komt uit de grond van jouw hart. Je speech ontwerp je dus per definitie zelf. Te vaak heb ik sprekers zien stuntelen met speeches die hun onderdanen in elkaar hebben gesleuteld, al of niet met ChatGPT of Copilot. Dat mag OK zijn voor een eerste, ruwe versie, dan zul je als spreker toch echt aan het werk moeten. En het lef hebben om er stevig met de stofkam doorheen te gaan, desnoods het hele ontwerp om te bouwen, totdat je als spreker tevreden bent. Voor de volle 100%. En dan kan het verhaal er wel eens héél anders gaan uitzien.

Beste lezers, bankiers, CEO’s, consultants, andere professionals, majesteit… we hebben allemaal zoveel te vertellen, zoveel van onze kennis te delen. Ik hoop, dat ik u wat nuttige tips heb aangeleverd, om uw volgende publieke optreden nog beter te maken. Ik wens u alle succes!